Электронный документооборот (ЭДО) позволяет организациям обмениваться юридически значимыми документами в цифровом формате. Рассмотрим основные принципы работы с системой.
Содержание
Начало работы с ЭДО
| Регистрация | Получение электронной подписи и аккаунта у оператора |
| Настройка рабочего места | Установка необходимого ПО и криптопровайдеров |
| Интеграция | Подключение к учетной системе (1С, SAP и другие) |
Основные операции в ЭДО
1. Создание и отправка документов
- Выберите тип создаваемого документа (счет-фактура, акт и т.д.)
- Заполните все обязательные реквизиты
- Проверьте корректность данных
- Подпишите документ электронной подписью
- Отправьте контрагенту через интерфейс системы
2. Получение и обработка входящих документов
- Проверьте входящие документы в личном кабинете
- Загрузите файлы в учетную систему
- Проверьте подлинность подписи
- Подпишите документ или отправьте на доработку
- Сохраните в архиве с отметкой о статусе
Типы документов в ЭДО
| Юридически значимые | Счета-фактуры, договоры, акты |
| Сопроводительные | Письма, уведомления, реестры |
| Технические | Квитанции о получении, уведомления об ошибках |
3. Работа с журналом документов
- Фильтрация документов по статусам и периодам
- Поиск по номеру, контрагенту или сумме
- Формирование реестров для отчетности
- Экспорт данных для бухгалтерского учета
- Контроль сроков подписания документов
Рекомендации по эффективной работе
- Настройте уведомления о важных документах
- Регулярно обновляйте сертификаты электронной подписи
- Ведите журнал контрольных сроков ответа
- Организуйте резервное копирование архива
